Aujourd'hui, je souhaite partager la résolution de ma problématique, rencontrée lors de la préparation des mes futuress marches urbaines, en groupe, prévues dans la région Lorraine.
La problématique
La problématique est simùple : comment mettre en commun facilement et simplement, avec des outils de bases d'un smartphone (navigateur web, client mail mais pas plus) des photographies stockées sur des smartphones différents ?
Une piste de solution
Nous avons tous dans la poche un smartphone qui permet de prendre des photos, et mon idée était de pouvoir partager facilement et simplement ces photographies.
J'ai exploré à plusieurs reprises des solutions qui m'auraient permis d’effectuer cette tâche. La seule solution simple que j'ai trouvée est un logiciel couplé à un petit volume de stockage en ligne : Dropbox.
1. Déclarer un dossier de stockage
Dans un premier temps, sur mon compte Dropbox, j'ai créé un dossier dans lequel l'ensemble des photographies seront stockées. Ainsi, chaque participant à la marche, qui souhaite partager une photographie qu’il aura prise, la retrouvera dans ce répertoire.
2. Affecter des droits à ce dossier
Comme l'idée est de travailler avec un petit groupe de personnes que je connaîtrai, j'ai simplement donné des droits de consultation à mes utilisateurs.
Lorsque je connaîtrai l’adresse mail de tous mes utilisateurs, je les ajouterai un à un dans Dropbox.
3. Utilisation de la fonctionnalité Email to Dropbox
Cette fonctionnalité est native dans Dropbox. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle je ne passe pas par un simple serveur FTP — ce que j'aurais préféré — mais par cette méthode.
En effet, Email to Dropbox permet de transférer des pièces jointes par mail, à une adresse fournie par Dropbox.
En tant qu'administrateur de mon compte, après m'être connecté, j'ai cliqué sur mon avatar, puis suis allé dans les paramètres. Dans la rubrique Fonctionnalité, j'ai trouvé la sous-rubrique Email to Dropbox.
En cliquant sur Obtenir une nouvelle adresse, une fenêtre modale s’est ouverte et m’a affiché l’adresse imposée par Dropbox. C’est cette adresse qui sera utilisée pour recevoir toute pièce jointe que je lui enverrai.
4. Mise en place de l’automatisation
Une fois la fonctionnalité d’adressage par email activée, je me suis rendu dans l’outil permettant de créer une automatisation dans Dropbox.
Après connexion, j'ai créé le dossier de réception de mes photographies. En cliquant sur l'icône à droite du dossier concerné, j’ai ouvert la rubrique Plus et sélectionné Modifier l'automatisation.
Dropbox m'a alors proposé une fenêtre modale dans laquelle j'ai intégré l'ensemble de mes filtres liés au renommage automatique des fichiers mis en ligne.
L’ensemble de l’automatisme étant désormais en place, nous pouvons passer au test.
5. Test
Pour tester cette automatisation, j'ai utilisé l’adresse mail obtenue lors de la configuration.
Je crée un nouveau mail vide dans Gmail, avec une seule pièce jointe, et je l’envoie.
Après deux à cinq minutes, je constate que mon fichier est bien envoyé depuis Gmail. Je retourne alors dans mon interface Dropbox, dans le dossier prévu pour recevoir mes photographies. Et, miracle — tout à fait normal, en réalité — l’ensemble de mes pièces jointes s’y trouve.
6. Pour aller beaucoup plus loin
Ce que j’apprécie moins avec Dropbox, c’est qu’il ne propose pas la possibilité de se connecter en FTP, une méthode standardisée d'accès à mes données sur leur serveur. Je ne rentrerai pas dans les détails techniques, mais je me plie à cette contrainte.
Après avoir installé le logiciel client sur mon ordinateur et m’être connecté à mon compte, l'outil m'affiche un dossier Dropbox dans mon explorateur de fichiers.
De plus, dans la barre des tâches, à côté de l’heure, une petite icône Dropbox apparaît. Elle permet, outre l’accès rapide à mes documents à tout moment, de consulter les dernières actions et activités de mon compte, ainsi qu’un accès direct à mes fichiers.
Je passe bien sûr sur le lien commercial proposant une licence payante pour des fonctionnalités supplémentaires....